Segreteria

Regolamento della Segreteria

1. La Segreteria è l’organo esecutivo dell’Associazione. Essa pone in atto le deliberazioni dell’Assemblea dei Soci e della Segreteria stessa, svolgendo un ruolo propulsivo di tutta l’attività dell’Associazione.
2. La Segreteria normalmente opera collegialmente e si riunisce con orario flessibile stabilito in ragione delle esigenze di servizio. La Segreteria ha piena competenza a gestire il fondo cassa in attuazione del programma dell’Associazione, entro i limiti dell’ordinaria amministrazione e con la diligenza del buon padre di famiglia. E’ compito della Segreteria promuovere iniziative finalizzate alla socializzazione degli iscritti e convocare l’Assemblea dei Soci per gli adempimenti di cui all’Art. 7 dello Statuto.
3. La prima Assemblea dovrà essere convocata dal 10 al 15 giugno e la Segreteria dovrà presentare il bilancio consuntivo sia economico che dell’attività svolta nonché il programma di massima delle linee programmatiche per l’anno successivi.
   Pertanto:
   • Il Responsabile Culturale, entro la prima quindicina di maggio dovrà consultare i Docenti (e i Responsabili dei corsi) per tirare le conclusioni sull’andamento delle attività e raccogliere le proposte per le attività dell’esercizio dell’Anno Accademico successivo. Dovrà anche approntare, entro il 20 maggio, la relazione conclusiva sull’attività culturale dell’Associazione, sia per l’esercizio trascorso, sia come proposte di massima per il futuro.
   • Il Tesoriere, entro il 25 maggio, dovrà approntare il Bilancio Consuntivo dell’esercizio corrente nonché un Bilancio Preventivo di massima per l’Anno Accademico successivo. Ogni membro della Segreteria collabora con il Tesoriere alla stesura del budget di spesa presunta per il settore di rispettiva competenza e sarà responsabile di rispettarlo nella fase esecutiva.
   • Entro il 30 maggio sarà convocata una riunione della Segreteria per esaminare i seguenti documenti, necessari per relazionare all’Assemblea:
     • Relazione sull’attività culturale;
     • Relazione sull’attività associativa, ricreativa, gite etc…;
     • Bilancio economico consuntivo;
     • Le previsioni per:
       • Attività culturali (corsi vecchi e nuovi);
       • attività associativa, ricreativa, gite etc…;
       • bilancio economico di massima.
4. La seconda convocazione dell’Assemblea dovrà essere programmata dal 10 al 15 settembre. Pertanto la Segreteria si riunirà al completo prima del 5 settembre per la verifica e l’aggiornamento delle previsioni già presentate, compresa la proposta per la quota di iscrizione e frequenza. Sarà sottoposto ad approvazione il programma definitivo da dare alle stampe che dovrà essere pronto per il primo ottobre.
5. L’addetto di Segreteria che curerà l’amministrazione, il protocollo, la corrispondenza e i verbali, curerà anche l’affissione in bacheca delle decisioni prese per le quali è richiesta la diffusione.
6. Al fine di snellire la gestione contabile, relativamente alle piccole spese, i membri della Segreteria che hanno necessità di operare possono  attingere  i soldi  da  una  piccola  cassa     (€ 250,00). Quando esaurita porteranno i documenti giustificativi delle spese sostenute al Tesoriere che provvederà a reintegrare.
7. Gite e incontri conviviali: il bilancio di queste attività deve tendere a chiudersi in pareggio. Se nelle gite vi sarà disponibilità di posti gratuiti, la Segreteria deciderà a propria discrezione a chi attribuirli. All’atto dell’iscrizione all’Associazione, l’interessato sottoscriverà una clausola che libera l’Associazione da ogni responsabilità civile e penale relativamente a tutte le attività (incluse le gite).
8. E’ necessario informare gli iscritti dell’attività dell’Associazione e pertanto verrà redatto un foglio informativo denominato “La Notizia”. Prima di essere stampato esso sarà esaminato collegialmente dalla Segreteria in quanto deve riflettere la linea dell’Università, pubblicando suggerimenti e critiche costruttive. Sarà  stampato nel rispetto di una saggia economia e sarà distribuito agli iscritti.
9. Al momento dell’iscrizione i Soci dovranno compilare e firmare un modello, appositamente predisposto, nel quale sottoscriveranno la clausola che libera l’Associazione da ogni responsabilità civile e penale e danno per acquisita la conoscenza dello Statuto e delle norme che disciplinano l’attività dell’Associazione.
10. Sarà cura dei responsabili dei Corsi tenere il collegamento tra Docenti e Iscritti e avvisarli in caso di cambiamenti. Le spese telefoniche che sosterranno saranno rimborsate.